「Excelの関数がわからなくて時間がかかる」
「データを集めたが、どう整理すればいいかわからない」
「毎月同じ作業を繰り返していて、もっと効率化したい」
ExcelやスプレッドシートのデータNの整理は、多くのビジネスパーソンが「なんとなくやっている」作業の代表格です。AIを活用すれば、関数がわからなくても、整理の方針が見えなくても、作業手順を知らなくても、プロレベルのデータ処理ができます。
この記事では、Excel・データ整理の全工程で使える実践プロンプトを全14パターン掲載します。
この記事でわかること:
- 関数・数式をAIに書いてもらう方法
- データの「クレンジング・整理」をAIで設計する
- 集計・分析の方針をAIに相談する
- グラフ・レポートの作り方をAIに教えてもらう
- AI Excel活用に共通する5つの鉄則
前回記事との関係:
AIで「企画書・提案書」を作る完全ガイド（#5）では企画書の作成フローをAIで効率化する方法を解説しました。今回は数字・データを扱う場面に特化し、ExcelとスプレッドシートをAIで最速で操る方法をお伝えします。
なぜ「Excel作業」にAIが効くのか
Excel作業で時間がかかる理由は3つあります。
1. 関数・数式がわからない
やりたいことは明確なのに、「どの関数を使えばいいか」「どう組み合わせるか」がわからず手が止まる。
2. データの「汚れ」に気づかない
表記ゆれ・空白・重複・形式の不一致など、データ品質の問題を見つけて修正するのに時間がかかる。
3. 「どう見せるか」の設計ができない
データはあるが、「何をどう集計すれば意味ある示唆が出るか」の方針が立てられない。
AIはこの3つすべてに効きます。AIを「関数の辞書」「データ品質チェッカー」「分析設計士」として使うことで、Excel作業が根本から変わります。
第1章：「関数・数式」をAIに書いてもらう
場面1 | やりたいことを言葉で伝えて関数を作ってもらう
ビフォー: 「VLOOKUP」「INDEX/MATCH」の使い方を毎回調べている
アフター: やりたいことを日本語で伝えるだけで、使える関数式が返ってくる
プロンプト例:
Excelで以下の操作をする関数・数式を教えてください。
【やりたいこと】
（例：A列に商品名、B列に売上金額があります。C列に「売上金額が5万円以上なら"達成"、未満なら"未達"」と表示したい）
【使っているツール】
・Excel / Google スプレッドシート（どちらか）
・バージョン：（Excel 2019 / Microsoft 365 など、わかれば）
【出力してほしいこと】
・使う関数名と数式（そのままセルに貼り付けられる形で）
・数式の読み方（各部分が何をしているか）
・応用のヒント（似た場面でも使える派生形）ポイント: 「そのままセルに貼り付けられる形で」と指定すると、コピペで使える状態で返ってきます。
場面2 | エラーの原因を診断してもらう
ビフォー: #VALUE! や #REF! が出て、何が間違っているかわからない
アフター: エラーの原因と修正方法がすぐわかる
Excelの数式でエラーが出ています。原因と修正方法を教えてください。
【エラーが出ている数式】
（数式をそのまま貼り付け）
【エラーの種類】
（例：#VALUE! / #REF! / #N/A / #DIV/0! など）
【データの状況】
・参照しているセルの内容（例：A列は文字列、B列は数値）
・表の構成（例：1行目がヘッダー、2行目からデータ）
【確認してほしいこと】
・エラーの原因（なぜこのエラーが出るか）
・修正した数式（そのまま使えるもの）
・今後同じエラーを防ぐためのコツ場面3 | 複数条件の集計・カウントをする
ビフォー: SUMIF、COUNTIF、COUNTIFSの違いがわからず毎回調べる
アフター: 条件を日本語で伝えるだけで正確な集計式が得られる
以下の条件でExcelの集計をしたいです。適切な関数と数式を教えてください。
【集計したいこと】
（例：D列「部門」が「営業部」で、かつE列「売上」が10万円以上の行だけの合計を出したい）
【データの構造】
・何行目からデータが始まるか：（例：2行目）
・データの最終行の目安：（例：100行まで想定）
・各列の内容：（例：A列=日付 / B列=担当者 / C列=商品 / D列=部門 / E列=売上）
数式はそのまま使えるセル参照の形で出力してください。第2章：「データの整理・クレンジング」をAIで設計する
場面4 | データの「汚れ」をチェックする観点を教えてもらう
ビフォー: データをもらったが、何をチェックすればいいかわからない
アフター: データ品質確認のチェックリストがすぐ手に入る
以下のデータを分析に使う前に、品質チェックをしたいです。確認すべき観点と方法を教えてください。
【データの概要】
・何のデータか：（例：過去1年間の顧客購入履歴）
・行数・列数の目安：（例：約500行・8列）
・主な列の内容：（例：日付・顧客ID・商品名・金額・担当者名・地域・カテゴリ）
【チェックしてほしい観点】
・空白・欠損値の確認方法
・重複データの見つけ方
・表記ゆれの確認（例：「東京都」「東京」「Tokyo」の混在）
・数値の異常値・外れ値の検出
・日付形式の不統一
各観点ごとに「Excelでどう確認するか（関数・操作手順）」をセットで教えてください。場面5 | 表記ゆれ・データ統一の方法を教えてもらう
ビフォー: 「株式会社〇〇」「（株）〇〇」「〇〇株式会社」が混在していて集計できない
アフター: 統一するための具体的な手順と関数が手に入る
以下の表記ゆれ問題を解決する方法をExcelで教えてください。
【問題の内容】
（例：会社名の列に「株式会社〇〇」「（株）〇〇」「〇〇(株)」が混在している。すべて「〇〇株式会社」形式に統一したい）
【データの場所】
・ゆれがある列：（例：B列）
・データ件数：（例：約200件）
【解決してほしいこと】
・SUBSTITUTE関数などを使った変換方法
・一括置換で対応できる手順
・変換後にチェックする方法
・自動化できる場合はその方法も場面6 | データを分析用に「整形」する方法を教えてもらう
ビフォー: もらったデータがそのままでは集計に使えない形になっている
アフター: 分析に使いやすい形への整形手順が明確になる
以下のデータを分析しやすい形に整形したいです。方法を教えてください。
【現在のデータの形】
（例：1行に1人の1年分の月別売上が横に並んでいる。1月〜12月が列になっている）
【理想のデータの形】
（例：1行に「氏名・月・売上」の3列で縦に並べたい）
【使うツール】
Excel / Google スプレッドシート
このデータ変換の手順（ピボット・関数・コピペなど）を具体的に教えてください。
マクロが必要な場合はVBAコードも書いてください。ポイント: 「現在の形」と「理想の形」を明示するだけで、AIが変換方法を正確に提案できます。
第3章：「集計・分析」の方針をAIに相談する
場面7 | どう集計すれば有益な示唆が出るか相談する
ビフォー: データはあるが「何を集計すれば意味があるか」がわからない
アフター: 目的に合った分析の切り口が複数提案される
以下のデータから、ビジネス判断に使える示唆を引き出したいです。どう集計・分析すればよいか提案してください。
【データの概要】
・何のデータか：（例：ECサイトの過去6ヶ月の注文データ）
・主な列：（例：注文日・顧客ID・商品カテゴリ・金額・決済方法・地域）
・行数：（例：約3,000件）
【知りたいこと・判断したいこと】
（例：どの商品カテゴリが伸びているか、リピート率が高い顧客の特徴は何か）
【提案してほしいこと】
・分析の切り口（どの軸で集計するか）を3〜5個
・各切り口でどんな示唆が得られるか
・優先して見るべき分析はどれか（理由も）
・Excelでの具体的な集計方法（ピボットテーブル、SUMIFS等）場面8 | ピボットテーブルの設定を教えてもらう
ビフォー: ピボットテーブルを使いたいが、どこに何を設定すればいいかわからない
アフター: 行・列・値・フィルターの設定を具体的に教えてもらえる
以下の集計をピボットテーブルで実現する設定方法を教えてください。
【やりたい集計】
（例：部門別・月別の売上合計を一覧表にしたい）
【データの構造】
・列の内容：（例：A列=日付 / B列=部門 / C列=担当者 / D列=売上金額）
【教えてほしいこと】
・ピボットテーブルの「行」「列」「値」「フィルター」にそれぞれ何を設定するか
・集計方法（合計・平均・カウントなど）の選び方
・見やすくするための書式設定のコツ（あれば）場面9 | データから読み取れる傾向をAIに解釈してもらう
ビフォー: グラフや集計表を作ったが「で、これは何を意味するの？」がわからない
アフター: データの傾向・異常・改善余地をAIが解釈してくれる
以下の集計結果から、ビジネス的な読み取りと示唆を教えてください。
【集計結果（テキストで貼り付け）】
（例：月別売上の推移・部門別比較・前年比など）
【背景・前提】
・これは何のデータか：
・良い状態の目安（目標・業界平均など）：
・現在の懸念点（わかっていれば）：
【読み取ってほしいこと】
・全体の傾向（伸びている・下がっている・横ばいなど）
・気になる異常値・特徴的なポイント
・改善が必要そうな箇所
・次のアクションとして考えられること（Top3）第4章：シーン別プロンプト集
シーン A | グラフの種類選びを相談する
以下のデータを可視化したいです。最適なグラフの種類と作り方を教えてください。
【データの内容】
（例：月別売上の推移 / 部門別のシェア / 2つの指標の相関 など）
【伝えたいこと】
（例：増加傾向を見せたい / 比率の違いを比べたい / 2つの関係性を示したい）
【出力してほしいこと】
・推奨グラフの種類とその理由
・Excelでの作成手順（クリック操作ベースで）
・見やすくするための書式のポイント（色・軸・凡例）シーン B | 月次レポートの自動化を考える
以下の月次レポート作業を効率化・自動化したいです。方法を提案してください。
【現在の作業内容】
・毎月やっていること（手順を箇条書きで）
・どこに時間がかかっているか
【使っているツール】
Excel / Google スプレッドシート / その他
【実現したいこと】
・データを貼るだけで集計・グラフが更新される仕組み
・VBAマクロが必要な場合はコードも書いてください
・難しい場合は「どの部分だけでも自動化できるか」も教えてくださいシーン C | VBAマクロのコードを書いてもらう
以下の繰り返し作業をExcel VBAで自動化するコードを書いてください。
【自動化したい作業】
（例：A列のデータを元に、条件に合う行だけを別シートにコピーする）
【データの構造】
・シート名：
・処理する範囲：（例：A列からG列、2行目からデータあり）
・条件：（例：F列の値が「完了」の行だけ）
【出力してほしいこと】
・VBAコード（コメント付き）
・コードの動かし方（マクロの実行手順）
・エラーが出た場合の対処法シーン D | スプレッドシートの設計を相談する
以下の目的に合ったExcel（またはGoogleスプレッドシート）の設計を提案してください。
【管理したいもの】
（例：チームの週次タスク進捗管理 / 月次予算と実績の管理 / 顧客リストと対応状況）
【使う人・状況】
・使う人数：
・更新頻度：（例：毎日 / 週1 / 月1）
・スキルレベル：（例：Excel初心者が使う）
【提案してほしいこと】
・シート構成（何枚必要か・それぞれの役割）
・各シートの列設計（何を記録するか）
・自動計算・集計に使える関数の提案
・運用で気をつけるべきポイントAI Excel活用に共通する5つの鉄則
鉄則1：「やりたいこと」を日本語で具体的に書く
「VLOOKUP教えて」ではなく「A列の商品コードをD列の対応表と照合して、E列の価格を返したい」のように、目的・データの場所・求める結果を日本語で書くことで、そのまま使える関数が返ってきます。
鉄則2：データの構造を必ず伝える
列の内容・ヘッダーの有無・データの開始行を伝えると、AIが実際のセル参照を含む数式を生成できます。「A列が〇〇、B列が〇〇」の一言が精度を大きく上げます。
鉄則3：エラーはそのまま貼る
#VALUE! や #N/A などのエラーが出たら、エラーの種類と数式をそのまま貼るだけで診断できます。検索するより圧倒的に速く原因がわかります。
鉄則4：「自動化できますか？」と毎回聞く
繰り返し作業が出てきたら、必ず「これをVBAやGASで自動化できますか？」と聞きましょう。AIはコードも書いてくれます。毎月1時間かかっていた作業が、1クリックになることもあります。
鉄則5：コードは「動かし方」もセットで聞く
VBAやGAS（Google Apps Script）のコードをもらったら、「このコードの動かし方を初心者向けに手順で教えてください」と必ずセットで聞きましょう。コードだけもらっても動かせなければ意味がありません。
まとめ
Excelの作業でAIが最も力を発揮するのは「関数を調べる時間をゼロにする」ことです。やりたいことを日本語で伝えるだけで、そのまま使える数式が手に入ります。
この記事のプロンプトは今日のExcel作業からそのまま使えます。まず場面1「関数を作ってもらう」から試してみてください。「調べる時間」が消えるだけで、作業時間が体感で半分以下になります。
シリーズナビ：AI仕事活用
| # | タイトル | テーマ |
|---|---|---|
| 1 | 今日から使えるAI仕事即活用術50選 | 全体俯瞰・入門 |
| 2 | AIで「メール・報告書・議事録」を10倍速で書く | 文書作成 |
| 3 | AIで「会議の質」を変える | 会議効率化 |
| 4 | AIで「情報収集・調査」を10倍速にする | 情報収集・リサーチ |
| 5 | AIで「企画書・提案書」を作る完全ガイド | 企画書・提案書作成 |
| 6 | AIで「ExcelとデータNの整理」を10倍速にする（この記事） | Excel・データ整理 |
| 7 | AIで「プレゼン資料」を最速で仕上げる | プレゼン・スライド |
| 8 | AIで「SNS・コンテンツ発信」を効率化する | SNS・コンテンツ発信 |