「メール1本書くのに15分かかっている」
「議事録の作成で毎回1〜2時間が消える」
チームあいおいの大人向け講座でも、こういった声をよく聞きます。ビジネスパーソンが仕事で書く文書——メール・週報・議事録——は、実はAIが最も得意とする作業のひとつです。
この記事では、文書の種類別に実践的なプロンプトを全20パターン掲載します。コピーして使えるテンプレート付きです。
この記事でわかること:
- メール作成（謝罪・依頼・断り・社内連絡など7場面）
- 報告書・週報・日報を素早く仕上げる4パターン
- 議事録を「メモ→完成形」に変換する4ステップ
- 文書作成AI活用に共通する5つのテクニック
- よくある失敗パターンと対策
前回記事との関係:
AI仕事即活用術50選（#1）では文章・メール作成をTips1〜10で紹介しました。今回はその「文書作成」に特化して、より深く・詳しく解説します。
なぜ「文書作成」がAI活用の最初の一歩に最適なのか
AI活用と聞くと、「専門的なことをやらないといけない」と思いがちです。でも実際には、すぐに効果を実感できる入口が文書作成です。その理由は3つあります。
1. 毎日必ず発生する作業だから
メールや報告書は毎日発生します。週1回試してみる、ではなく「今日からすぐ使える」のが文書作成AIの強みです。
2. 「時間がかかる」という悩みに直結するから
文書作成にかかる時間は可視化しやすく、AIを使ったビフォーアフターが分かりやすい。「メール：15分→2分」のように実感できると、AI活用への自信につながります。
3. 機密情報を避けて使いやすいから
「具体的な顧客名や売上数字は出さず、状況だけ伝える」という基本ルールを守れば、多くの文書でAIを安全に活用できます。
第1章：メール作成をAIで10倍速にする
場面1 | 謝罪・お詫びメール
ビフォー: どう謝れば良いか迷い、何度も書き直しで30分消える
アフター: 2〜3分で丁寧な謝罪文の下書きが完成
お詫びメールは「言葉を選びすぎて書けない」という経験がある方も多いはず。状況と重要なポイントをAIに渡すだけで、適切なトーンの下書きができます。
プロンプト例:
以下の状況でお詫びメールを書いてください。
【状況】
・相手：取引先の鈴木部長
・内容：こちらのミスで、先週お送りした資料に誤った数字が含まれていた
・今後の対応：正しい資料を本日中に再送する
・関係性：2年以上お付き合いのある大切な取引先
【メールの要件】
・丁寧でビジネス標準のトーン
・言い訳がましくならず、誠実な謝罪
・今後の対応を明確に示す
・長さ：200〜300字程度ポイント: 「言い訳がましくならず」のように、避けてほしい表現を指定するのが効果的です。
場面2 | 依頼・お願いメール
ビフォー: 相手に失礼がないか不安で、何度も推敲して20分
アフター: 3分でバランスの良い依頼文が完成
プロンプト例:
以下の内容で依頼メールを作成してください。
【依頼内容】
・相手：社内の別部署のリーダー（面識あり・協力関係）
・お願いしたいこと：来月の新人研修に、1時間ほど講師として登壇してもらいたい
・研修日：来月の第2週（具体的な日程は相手の都合に合わせる）
・報酬：なし（社内協力の範囲）
【メールの要件】
・相手の負担を理解しつつ、前向きに検討してもらえる文章
・断りやすい選択肢も残す書き方
・返答の期限：今週中に返事が欲しい場面3 | 丁寧な断りメール
ビフォー: 断り方がわからず、返信を先延ばしにしてしまう
アフター: 関係を維持しながら断る文章が5分で完成
断るメールは「相手を傷つけない言葉を選ぶ」ことが難しく、後回しになりがちです。
プロンプト例:
以下の状況で、丁寧にお断りするメールを書いてください。
【状況】
・相手：知人からの紹介で会ったビジネスパーソン
・断る内容：提携・協業のご提案をいただいたが、今は受けられない
・断る理由：現在進行中の案件で手一杯のため（詳細は伏せたい）
・関係性：今後も良好な関係を維持したい
【メールの要件】
・誠実かつ丁寧なトーン
・相手の提案を尊重しつつ、明確に断る
・「今後また機会があれば」という含みを残す
・長さ：150〜200字程度場面4 | お礼・感謝メール
プロンプト例:
以下の状況でお礼メールを書いてください。
【状況】
・相手：先週お会いした見込み顧客（初めてお会いした方）
・お礼の内容：お時間をいただいてご面談できたことへのお礼
・次のステップ：2週間後に提案書をお送りする予定
【メールの要件】
・温かみがあり、相手に好印象を残す
・売り込み感がなく、自然なフォローアップとして機能する
・追伸的に「次の接触ポイント（提案書送付）」を自然に入れる場面5 | 社内への報告・連絡メール
社内メールは「誰が読んでも同じ情報が伝わる」ことが重要です。AIで整理することで、情報の抜け漏れを防げます。
プロンプト例:
以下の箇条書きから、社内向けの報告メールを作成してください。
【報告内容（箇条書き）】
・今週のキャンペーン施策を実施した
・結果：問い合わせ件数が先月比で40%増加
・特にWebからの問い合わせが多かった
・次週は内容を改善して継続する予定
・懸念点：対応スタッフが不足している
【メールの要件】
・受け取る相手：直属の上司と、関係する部署のメンバー（CCに入れる想定）
・簡潔で読みやすい
・結果・課題・次のアクションが明確に分かる
・件名の候補も3つ提案してください場面6 | 件名だけを改善させる
本文は書けても「件名がパッとしない」という場合はこれです。
プロンプト例:
以下のメールの件名を5案考えてください。
読んだ相手が「すぐ開きたくなる」「内容がわかる」件名にしてください。
【メールの種類】: 社外の取引先への新サービス紹介メール
【メールの要点】: 業務効率化に役立つ新しいサービスを来月リリース予定。まず紹介させてほしい。
【NG条件】: 大げさな表現・「！！」多用・スパムに見えるような件名は避ける場面7 | 返信の「流れ」を整える
長いメールのやり取りが続いて「どう返せばいいかわからなくなった」ときに。
プロンプト例:
以下のメールのやり取りを読んで、私（Bさん）の最適な返信を書いてください。
【やり取りの流れ】
Aさん：（メール本文を貼り付け）
Bさん：（自分の返信を貼り付け）
Aさん：（相手の最新メールを貼り付け）
【今回の返信で伝えたいこと】
・質問に答える：（答えたい内容を箇条書き）
・追加で確認したいこと：（確認したい内容）
・トーン：これまでのやり取りと同じ丁寧なビジネス標準第2章：報告書・週報・日報をAIで仕上げる
パターン1 | 週報の骨格を3分で作る
ビフォー: 毎週月曜の週報作成に30〜45分かかる
アフター: 骨格10分＋肉付け10分の計20分以内に
プロンプト例:
今週の業務週報を書きます。以下の情報から、週報の骨格（見出し＋各項目の要点）を作成してください。
【今週取り組んだこと（箇条書き）】
・（実際の業務内容を箇条書き）
【良かったこと・達成できたこと】
・（箇条書き）
【課題・上手くいかなかったこと】
・（箇条書き）
【来週の予定・やること】
・（箇条書き）
【上司・チームへの相談・共有事項】
・（あれば記載）
【週報のフォーマット要件】
・全体：400字以内
・読んで1分でポイントがわかる
・ネガティブな内容は「課題と対策」セットで記載パターン2 | 日報を定型化・効率化する
毎日書く日報は、テンプレートを固定してAIに任せると大幅に時短になります。
プロンプト例:
以下のメモから本日の日報を作成してください。
【本日のメモ（口語OK）】
・午前中は〇〇の資料作成。半分くらい終わった
・午後に〇〇さんと打ち合わせ。来週中に回答が必要
・夕方に急ぎの問い合わせ対応1件
【日報フォーマット】
■ 本日の作業（時間帯別）
■ 成果・進捗
■ 課題・懸念事項
■ 明日の予定
■ 報告・共有事項
【追加指示】
・箇条書きを中心に
・全体200字以内でパターン3 | 月次報告書の分析コメントを生成する
数字は揃っているけど「コメント・所感」を書くのに時間がかかる——という方向け。
プロンプト例:
以下の月次データをもとに、報告書用の分析コメントを作成してください。
【データ】
・今月の売上：〇〇万円（前月比 +12%、前年同月比 +5%）
・新規顧客件数：〇〇件（前月比 -3件）
・既存顧客からの受注：〇〇万円（前月比 +18%）
・主な施策：〇〇キャンペーン（〇〇日〜〇〇日）
【コメントの要件】
・数字の背景にある「要因の考察」を含む
・良い点と課題点の両方を書く
・来月の方針・アクションを1〜2文で示す
・経営層が読む資料なので、簡潔かつ根拠のある文章で
・全体300字以内パターン4 | 「実績レポート」のたたき台を一気に生成
プロンプト例:
以下の情報から、四半期実績レポートの構成（見出し＋各セクションの要点）を作成してください。
【事業概要】: （例：地域密着のAI教室運営）
【対象期間】: 〇〇年〇〇月〜〇〇年〇〇月
【主な実績（箇条書き）】:
・（実績を箇条書き）
【課題（箇条書き）】:
・（課題を箇条書き）
【報告のゴール】: 経営陣が次期の投資判断をするための材料を提供する
【出力形式】:
1. エグゼクティブサマリー（100字）
2. 主要実績（箇条書き5点）
3. 課題と対策（表形式で）
4. 次期の重点施策（箇条書き3点）第3章：議事録をAIで劇的に効率化する
議事録の作成は「会議中のメモ」と「清書」の2段階があります。AIを使うと、この2段階目が大幅に短縮できます。
ステップ1 | 会議メモ→議事録 変換プロンプト
ビフォー: 会議後の議事録作成に1〜2時間
アフター: メモを貼り付けて10〜15分で完成
プロンプト例:
以下の会議メモから、ビジネス標準の議事録を作成してください。
【会議メモ（口語・箇条書きのまま）】
（会議中に取ったメモをそのまま貼り付ける）
【議事録の形式】
■ 会議概要
- 日時：
- 参加者：
- 議題：
■ 決定事項
（番号付きで）
■ 議論の要点
（トピックごとに整理）
■ アクションアイテム
| 担当 | 内容 | 期限 |
■ 次回会議
- 予定日：
- 主な議題：
【注意事項】
・決定事項とアクションアイテムを必ず明確に分ける
・発言者を特定するような記述は避け、「〇〇という意見が出た」の形式で記載
・メモにない情報は補完せず空欄か「確認中」にするステップ2 | アクションアイテムだけを抽出する
長い議事録から「誰が・何を・いつまでに」を素早く取り出したいときに。
プロンプト例:
以下の議事録（または会議メモ）から、アクションアイテムだけを抜き出してください。
【抽出形式】
| 担当者 | 内容 | 期限 | 優先度 |
の表形式で出力してください。
・担当者が不明なものは「要確認」と記載
・期限が未定のものは「未定（要確認）」と記載
・優先度は「高・中・低」で判断してください
【議事録】
（議事録の全文を貼り付け）ステップ3 | 「決定事項サマリー」を30秒で作る
会議後に「何が決まったか」をすぐ共有したいときのテンプレートです。
プロンプト例:
以下の議事録から、「決定事項のみ」をまとめた短い共有メッセージを作成してください。
【使用目的】: Slackやチャットで会議に参加できなかったメンバーへ共有する
【長さ】: 100〜150字程度
【形式】: 箇条書き（絵文字なし）
【議事録】
（議事録の全文を貼り付け）ステップ4 | 議事録テンプレートを自社用に設計する
「毎回同じフォーマットで書きたい」という場合は、自社用テンプレートをAIと一緒に作ります。
プロンプト例:
私たちの会社の会議に合った議事録テンプレートを設計してください。
【会社の状況】
・会社規模：（例：社員10名のスタートアップ）
・よく行う会議の種類：（例：週次チームMTG・顧客との商談・社内プロジェクト会議）
・議事録の共有方法：（例：Notionに保存・メールで全員送信）
・課題：（例：毎回フォーマットがバラバラ・アクション抜け漏れが多い）
以下を含むテンプレートを作成してください：
1. Markdown形式で（コピーしてすぐ使える）
2. 記入しやすいよう「(例)」付きのプレースホルダー
3. アクションアイテム欄は表形式
4. 「次回会議」欄を必ず設ける第4章：文書作成AI活用に共通する5つのテクニック
これらのテクニックを意識するだけで、どの文書でもAIの出力品質が上がります。
テクニック1 | 「読み手」と「目的」を最初に伝える
同じ内容でも、読み手が「上司」か「顧客」か「部下」かで書き方は変わります。
【悪い例】
「週報を書いてください」
【良い例】
「週報を書いてください。
読み手：直属の上司（細かい数字より戦略的なポイントを好む）
目的：今週の成果と課題を共有し、来週の方針について承認を得る」テクニック2 | 「出力形式」を具体的に指定する
「表形式で」「箇条書きで」「Markdown形式で」——フォーマットを指定すると、そのまま使いやすい形で出てきます。
以下の情報を、以下の形式でまとめてください：
・見出しはH2（##）で
・各見出しの下に3〜5行の説明
・最後にまとめとして「チェックリスト」（5項目以内）テクニック3 | 「長さ」を文字数・行数で指定する
「簡潔に」「詳しく」では曖昧。「200字以内」「箇条書き5行」と数字で指定します。
・要約：3行以内
・アクション：箇条書き5項目まで
・全体：400字以内でお願いしますテクニック4 | 「NG条件」を追加する
「回りくどい表現は避けて」「専門用語を使わないで」のように、してほしくないことを明示すると出力のブレが減ります。
【NG条件】
・敬語が多すぎてくどくなる表現は避ける
・「〜させていただきます」を多用しない
・1文を60字以内に収めるテクニック5 | 「たたき台→対話で改善」のサイクルを使う
最初から完璧を求めない。まず「たたき台を出して」と頼み、その後「もう少し丁寧に」「件名だけ変えて」と対話で磨いていくのがコツです。
まず下書きを作って → 「3行目をもっと簡潔にして」
→ 「最後の締めを変えて」 → 完成1回の指示で完成させようとするより、対話を重ねる方が結果的に早く良い文章になります。
よくある失敗パターンと対策
失敗1：情報が少なすぎる
問題: 「謝罪メールを書いてください」だけでは、状況に合わない文章が出てくる
対策: 「相手・内容・今後の対応・関係性・トーン」の5点を渡す
失敗2：出力をそのまま使う
問題: AIが生成した文章をコピペして送ると、自分らしさがなく、事実と異なる場合がある
対策: 必ず一度読んで、「自分の言葉になっているか」「事実と合っているか」を確認する
失敗3：機密情報を入力してしまう
問題: 実際の顧客名・売上数字・社員名を入力してしまう
対策: 「A社」「〇〇部長」「約〇〇万円」のように置き換えてから使う。これは習慣にする
失敗4：1回で完成を目指しすぎる
問題: プロンプトが複雑になりすぎて、出力がブレる
対策: まず骨格を作る → 部分ごとに改善する、のステップに分ける
まとめ：今日から1つ試してみてください
文書作成へのAI活用は、ツールへの慣れさえあれば誰でも今日から始められます。
始めるのに最適な場面のおすすめ:
- メール: 次に書く「ちょっと書きにくいメール」1本で試す
- 週報: 今週の週報で「骨格だけ作る」から始める
- 議事録: 次の会議でメモを取り、終わった直後にAIに投げてみる
どれか1つを試すことで、AIが「文書を書く壁」を大幅に下げてくれることが体感できます。
チームあいおいでAIを学ぶ
チームあいおいでは、文書作成・業務効率化などのAI実践活用を、講座の中で丁寧に学べる環境を提供しています。「自分でもできるか不安」という方も、一歩ずつサポートします。
【AI仕事活用】シリーズ一覧
| # | タイトル | テーマ |
|---|---|---|
| 1 | 今日から使えるAI仕事即活用術50選 | 全体俯瞰・入門 |
| 2 | AIで「メール・報告書・議事録」を10倍速で書く（この記事） | 文書作成 |
| 3 | AIで「会議の質」を変える | 会議効率化 |
| 4 | AIで「情報収集・調査」を10倍速にする | 情報収集・リサーチ |
| 5 | AIで「企画書・提案書」を作る完全ガイド | 企画書・提案書作成 |
| 6 | AIで「ExcelとデータNの整理」を10倍速にする | Excel・データ整理 |
| 7 | AIで「プレゼン資料」を最速で仕上げる | プレゼン・スライド |
| 8 | AIで「SNS・コンテンツ発信」を効率化する | SNS・コンテンツ発信 |