この記事でわかること
ChatGPTを使いこなすには、いい指示文（プロンプト）を書く必要がある。そう聞いて、勉強する時間を捻出できずに諦めた人は多いはずです。
前回の記事では、AIに「質問する側」を任せる方法を紹介しました。今回はもう一歩進めます。指示文を書く担当者そのものを、AIに任せる方法です。
この記事を読み終えると、コピペで使えるテンプレートが1つと、業務シーン別の応用例が5つ手に入ります。プロンプトを学ぶ時間がない人ほど、効果を実感できます。
なぜ自分でプロンプトを書くと失敗するか
中小企業でよくある悩みに「マニュアルを書く時間がないから、マニュアルが整備されない」というものがあります。本来あったほうが業務が回るとわかっていても、目の前の仕事に追われて後回しになります。
プロンプトも同じです。いい指示文を書けばAIから質の高い回答が返ってくると頭ではわかっていても、その指示文を考える時間がない。完璧な指示文を書こうとして手が止まり、結局「提案書を作って」のような雑な指示で済ませてしまう。これが多くの人が陥るパターンです。
解決策は単純です。マニュアルを書く担当者を一人雇うように、プロンプトを書く担当者をAI自身にやらせるのです。
AIは、自分が読みやすい指示文の形式を知っています。役割設定、前提条件、出力フォーマット、注意点。これらを構造化した形で指示されると、出力の精度が上がることを学習しています。だったら、その構造化作業をAIに任せてしまえば早いという発想です。
コピペテンプレート
次の文をそのままコピーして、ChatGPTやGeminiに貼り付けてください。【】の部分だけ書き換えれば、どんな業務にも応用できます。
これから ChatGPT に【やってもらいたいこと】を頼みたいです。
一番いい結果が出る指示文（プロンプト）を考えてください。
指示文には次を含めてください：
・AI に与える役割
・前提条件（業界・相手・場面）
・出力フォーマット（文字数・章立て・トーン）
・気をつけてほしい注意点（NGワード・避けたい表現）
このテンプレートを使うと、AIは「自分が読みやすい指示文」を逆算して組み立ててくれます。出力された指示文を、別のチャットで使えば、質の高い成果物が返ってきます。チャットを分けて使う理由は次回の記事Cで詳しく説明します。
業務シーン実例 5パターン
1. 納期遅延のお詫びメール
依頼文：「取引先への納期遅延のお詫びメールを作るプロンプトを考えてください。誠実さは伝えつつ、卑屈になりすぎない温度感を保ちたいです」
生成されたプロンプトには、役割として「BtoB営業のベテラン担当者」、前提条件として「相手は長期取引のある法人顧客」、出力フォーマットとして「件名・本文400字程度・結びの順」、注意点として「過度な謝罪表現の連発を避ける」などが組み込まれます。あとは具体的な状況を入れるだけで、ちょうどよい温度感のメールが完成します。
2. 月次報告書のテンプレ生成
依頼文：「営業部の月次報告書を10分で書ける汎用テンプレを作るプロンプトを考えてください」
生成されるプロンプトには、報告書の標準的な章立て（サマリー・KPI実績・要因分析・次月施策）、各セクションの文字数目安、上司が知りたい順番への並べ替え指示などが含まれます。一度作っておけば、毎月使い回せる組織資産になります。
3. エグゼクティブサマリーの作成
依頼文：「20ページの提案書を1ページのエグゼクティブサマリーに圧縮するプロンプトを考えてください」
役割は「経営層向けコンサルタント」、注意点として「枝葉の情報を削り、意思決定に必要な要素のみ残す」「専門用語は避ける」などが指定されたプロンプトが返ってきます。情報圧縮は手作業では時間がかかる業務ですが、テンプレ化すれば短時間で処理できます。
4. 採用候補者への合格通知メール
依頼文：「採用面接通過者への合格通知メールを作るプロンプトを考えてください。事務的になりすぎず、入社意欲を高める温度感にしたいです」
役割として「採用ブランディングを意識する人事担当者」、前提条件として「相手は他社からも内定を持っている可能性がある」、注意点として「上から目線にならない」などが組み込まれたプロンプトが生成されます。候補者属性ごとに微調整するベースとして使えます。
5. 業界別の営業トークスクリプト
依頼文：「相手の業種ごとに切り替えられる営業トークスクリプトのプロンプトを考えてください」
製造業向け、IT企業向け、士業向けといった業種別の切り替えロジックや、それぞれで使うべき業界用語、避けるべき表現などが整理されたプロンプトが返ってきます。新人営業の教育材料としても活用できます。
使いこなしのコツ
生成されたプロンプトに満足できなければ、注文をつけてください。「もっと具体的に」「もっとビジネス文体で」「文字数指定を入れてください」と追加すれば、AIは何度でも作り直してくれます。
完成したプロンプトは、自分一人で抱え込まずに共有してください。Notionや社内スプレッドシートにプロンプト集を作っておけば、属人化していた「うまい指示の出し方」が組織の資産になります。営業部のAさんが作ったプロンプトを、他のメンバーがそのまま使える状態が理想です。
社内のAI利用ガイドラインがある場合は、それに沿って共有方法を選んでください。プロンプト自体には機密情報が含まれていないことが多いですが、用途や対象が機密にあたる場合もあります。
よくある質問
Q. 生成されたプロンプトはどう使えばよいですか
別のチャットを開いて、そこに貼り付けて使ってください。プロンプトを生成した会話と、プロンプトを実行する会話は分けるのが鉄則です。理由は次回の記事Cで詳しく解説します。
Q. 同じプロンプトを毎回使い回せますか
使い回せます。案件ごとに異なる部分（相手企業名・金額・期日など）だけを穴埋め式に差し替えれば、何度でも再利用できます。よく使うプロンプトは、テンプレ集として一箇所にまとめておくと便利です。
Q. ChatGPT 以外のAIでも使えますか
GeminiやClaudeでも、同じ考え方が通用します。AIに「自分が読みやすい指示文」を作らせるという発想自体は、特定のサービスに依存しません。普段使っているサービスでそのまま試してください。
おわりに
指示書を書く時間そのものを、AIに任せる。この発想を持つだけで、プロンプト学習にかける時間がなくても、質の高い出力が手に入ります。
ここまで2回にわたって、AIに「質問させる」「指示文を作らせる」という2つのテクニックを紹介してきました。次回はいよいよ最終回です。この2つを組み合わせる応用編と、見落とされがちなチャットの正しい使い分け方を取り上げます。
次の記事：ChatGPTのチャットを使い分けてみよう — 2つの応用テクニックを組み合わせる方法
業務でAIを使い倒す実践的な学びの場として、チームあいおいでは大人向けクラスを開講しています。今回紹介したプロンプト技術を、実務シーンに即した形で習得できます。