この記事でわかること
ChatGPTに頼んでも、いつもパッとしない答えしか返ってこない。そんな経験はありませんか。
提案書のたたき台を頼んでみても、当たり障りのない一般論が返ってくる。メール文を作ってもらっても、自社の状況にまったくフィットしない。結局、自分で書き直した方が早いと感じて、AIから離れてしまう人は少なくありません。
原因はAIの性能ではなく、指示の出し方にあります。そして解決策はシンプルです。AIに「質問する側」を任せてしまえばよいのです。
この記事では、コピペで使えるテンプレートを1つと、業務で即試せる実例を5つ紹介します。読み終えた直後から、明日の業務に組み込めます。
なぜ「いい指示」が出せないのか
白紙のWordを開いて提案書を書き出すとき、最初の一行で手が止まります。AIに指示を出すときも、同じ現象が起きています。
「提案書を作って」とだけ伝えても、AIには何の情報もありません。相手企業の規模、業界、想定価格帯、提案の目的、過去の取引履歴。本来なら共有すべき前提が、頭の中に散らばったまま言語化されていない状態です。
これは、部下に「いい感じの提案書作っといて」と頼むのと同じ構造です。優秀な部下であっても、前提が共有されていなければ的外れな成果物しか上がってきません。
ここで発想を転換します。自分が「指示する人」になるのをやめて、「質問に答える人」に回るのです。質問する側の役割は、AIに任せます。
人間は白紙から情報を構築するのは苦手ですが、質問されれば答えられます。この認知特性を業務にそのまま転用するのが、逆質問プロンプトの考え方です。
コピペテンプレート
次の文をそのままコピーして、ChatGPTやGeminiに貼り付けてください。【】の部分だけ書き換えれば、どんな業務にも応用できます。
あなたは熟練の【役割】です。
これから【私がやりたいこと】を一緒に整理したいので、
必要な情報が揃うまで、私に1つずつ質問してください。
すべての質問が終わったら、最後にまとめてください。
ポイントは3つです。役割を与えること。「1つずつ」と明示すること。終わり方を指定すること。この3点が揃うと、AIは整理されたインタビュアーとして動きます。
業務シーン実例 5パターン
1. 新規取引先への初回提案書を整理する
- 役割設定：「あなたは法人営業のコンサルタントです」
- やりたいこと：「初回訪問用の提案書の骨子を作りたい」
- 終わり方の指示：「すべて答え終わったら、提案書の章立て案として整理してください」
この設定でAIは、相手企業の規模、想定する課題、自社が提供できる価値、競合との差別化ポイントなどを順に質問してきます。答えていくうちに、自分でも整理できていなかった訴求軸が言語化されていきます。
2. 社内向け業務改善企画書をまとめる
- 役割設定：「あなたは業務改善コンサルタントです」
- やりたいこと：「経理部門の月次締め作業を効率化する企画書を作りたい」
- 終わり方の指示：「現状・課題・施策・効果見込みの4段構成でまとめてください」
現状の作業時間、ボトルネックになっている工程、想定する施策、必要な投資額。社内稟議で求められる項目を、AIが順に引き出してくれます。
3. 採用面接の質問項目を設計する
- 役割設定：「あなたは中堅企業の人事プロフェッショナルです」
- やりたいこと：「営業職中途採用の面接質問リストを作りたい」
- 終わり方の指示：「導入・経歴確認・コンピテンシー評価・逆質問対応の4部構成で出力してください」
求める人物像、避けたいタイプ、評価したいスキルなどを質問されながら答えると、面接官同士で共有できる質問リストが完成します。
4. 社内勉強会のアジェンダを設計する
- 役割設定：「あなたは企業研修のプランナーです」
- やりたいこと：「営業部向け30分勉強会のアジェンダを組みたい」
- 終わり方の指示：「タイムテーブル形式で、各セクションの目的と進行方法を明記してください」
参加者の役職、前提知識のばらつき、勉強会の目的、達成したい状態を聞かれます。30分という制約の中で何を削るかの判断材料が揃います。
5. クレーム返信の組み立てを相談する
- 役割設定：「あなたはカスタマーサクセスのマネージャーです」
- やりたいこと：「商品の不具合についてのクレームメールに返信したい」
- 終わり方の指示：「お詫び・状況説明・対応策・再発防止の構成でメール文案を出してください」
クレームの内容、お客様との関係性、自社の責任範囲、提供可能な補償。感情的にならず冷静に返信するための材料を、AIが順に確認してくれます。
使いこなしのコツ
「一度に1つずつ」を必ず入れてください。これがないと、AIは10個近い質問を一気に投げてきて、回答する側が圧倒されます。
答えに詰まったら、「選択肢を3つ提示してください」と返してください。AIが具体的な選択肢を出してくれるので、選ぶだけで先に進めます。
質問が同じ角度ばかりで止まったら、「観点を変えて続けてください」と指示します。技術観点から市場観点へ、社内観点から顧客観点へと、視点が切り替わります。
終わらせ方も重要です。質問が一段落したら、「ここまでの内容を、提案書の章立て案としてまとめてください」のように、出力フォーマットを明示します。指定がないと、AIはダラダラと長文の要約を返してくることがあります。
よくある質問
Q. 質問が止まらず延々と続きます
「もう十分です。ここまでの情報でまとめてください」と返せば、AIは質問を打ち切って成果物を出します。終了タイミングを判断するのは、最後まで人間の役割です。
Q. 見当違いの質問が混じります
「その質問はスキップして次へ」と返してください。AIは追加情報なしで次の質問に移ります。すべての質問に律儀に答える必要はありません。
Q. 機密情報を含む業務でも使えますか
社名や金額など、外部に出せない情報はマスキングしてから入力してください。「A社」「○○円」「△△業界」のように置き換えれば、骨子は問題なく作れます。社内のAI利用ガイドラインがある場合は、それに従ってください。
おわりに
指示を出す側から、質問に答える側へ。役割を入れ替えるだけで、AIから返ってくる成果物の質は大きく変わります。白紙から書き始める負担がなくなり、自分の頭の中にあった前提が、自然と整理されていきます。
次回は、もう一歩進んだ応用を紹介します。指示文そのものをAIに作らせるテクニックです。「いい指示文を書く時間がない」という悩みを、根本から解消する方法を取り上げます。
次の記事：ChatGPTにプロンプトを作ってもらおう — 自分で書かない指示文の作り方
業務でAIを使い倒す実践的な学びの場として、チームあいおいでは大人向けクラスを開講しています。今回紹介したような業務直結のプロンプト技術を、対面で習得できます。