導入事例｜業務改善・事務
スキャンデータの自動処理
複合機で読み取って、決まったフォルダに入れるだけ。書類の種類をAIが見分けて、それぞれの処理まで自動で済ませます。
どんな仕組み？
「スキャンした書類を、あとで手作業で整理する」——この“あとで”をなくす仕組みです。決まったフォルダに入った書類をAIが開き、それが何の書類かを判断して、種類ごとに決まった処理を最後まで実行します。
名刺 → 顧客台帳へ登録
氏名・会社・連絡先を読み取って台帳に登録。同じ人がすでにいないかもチェックし、重複登録を防ぎます。
会議の録音・メモ → 議事録を作成して保管
文字起こしを読みやすく整え、発言者を明確にした議事録に。内容から「誰との会議か」を判断し、相手先ごとの記録に保管します。
案内チラシ → Webページに反映
学校説明会などの案内は、日程を読み取り、公式サイトで裏取りしたうえで、運営するWebページの情報を更新します。
導入して変わったこと
- ・「スキャンしたまま溜まっていく書類」がゼロになりました。
- ・台帳への転記・議事録づくりなどの手作業が、スキャン1回に置き換わりました。
- ・判別できない書類は勝手に処理せず、「どうしますか」と人に確認する設計なので安心です。
同じ仕組み、御社にも
「どんな書類が、どこに溜まっているか」から一緒に整理します。
紙の多い業種ほど、効果が出やすい仕組みです。