導入事例｜業務改善・事務
メールの自動返信
届いたメールの仕分けから、返信の下書きづくりまでAIが担当。人がするのは、確認と送信だけ。私たち自身が毎日使っている仕組みです。
どんな仕組み？
1日3回の決まった時間に、AIがメールボックスを確認します。返信が必要なメールを見つけると、これまでのやり取りと本人の文体を踏まえた返信の下書きを自動で作り、下書きフォルダに入れておきます。人は届いた下書きを読み、必要なら直して、送信するだけです。
ここがポイント
返信漏れがなくなる
決まった時間の自動チェックで、「気づいたら3日放置」がなくなります。
自分の文体で届く
機械的な定型文ではなく、書き出しや言い回しの癖まで本人らしい文面に。署名も正しく入ります。
使うほど賢くなる
人が手直しした箇所をAIが分析し、書き方のルールとして蓄積。下書きの精度が日々上がります。
導入して変わったこと
- ・メール対応の時間が「書く」から「確認する」へ。1通あたりの負担が大きく減りました。
- ・日程調整の返信では、カレンダーの空きを踏まえた候補日まで下書きに入ります。
- ・返信の速さが安定し、相手を待たせないことが信頼につながっています。
同じ仕組み、御社にも
メール対応の量や書き方の癖は、会社ごとに違います。
御社の実情に合わせた形を、無料相談から一緒に考えます。